Dans notre exemple, il faudrait corriger le nom de la personne dans la GCP en lui donnant le nom qu'elle a dans le système du contrôle des habitants.

Si vous corrigez les noms avant le raccordement à GERES, vous devrez obligatoirement faire cette correction une seconde fois (système du contrôle des habitants et GCP). Vous pouvez vous épargner ce surplus de travail en attendant d'être raccordés à GERES pour corriger les noms.

Si les numéros AVS n'ont pas été enregistrés correctement et complètement (8 caractères au lieu de 11), il y a une marge de manœuvre. Le numéro AVS est prévu sous (OtherPersonId) dans l'interface eCH, mais y est défini comme facultatif. Nous avons informé en conséquence les services compétents de NEST qu'il faut livrer le numéro AVS s'il existe, sous peine de travail supplémentaire pour les communes.

Si votre question concerne le nouveau numéro AVS, il faut que le fabricant du logiciel du contrôle des habitants fournisse le champ correspondant. Il est prévu de livrer dans la mesure du possible le nouveau numéro AVS automatiquement aux communes raccordées à GERES via GERES/SEDEX (au plus tôt à partir de 2009).

Le processus de raccordement englobe notamment aussi l'harmonisation des données avec la GCP (simulation de reprise des données). Le raccordement à proprement parler (suivi du traitement des modifications) n'a lieu qu'après ce processus.

La commune peut harmoniser les données avant le lancement du processus de raccordement. Le déroulement de cette harmonisation dépend des produits utilisés et des analyses qu'ils permettent. Comme nous l'avons expliqué dans le guide, le plus important en l'occurrence est l'harmonisation des numéros AVS. L'OIO ne fournit aucune aide technique dans ce domaine.

Ajoutons que les communes peuvent faire établir une liste des enregistrements tirée de la GCP, qu'elles peuvent utiliser pour harmoniser les données. L'OIO n'offre pas d'autres possibilités d'harmonisation des données avant les travaux de raccordement à proprement parler.

GEME permet également d'exécuter une harmonisation des données, mais uniquement entre le contrôle des habitants et le registre des impôts.

La propriété des données de droit civil des personnes établies dans une commune passe de l'ICI au contrôle des habitants de la commune après le transfert productif des données.

Les données de droit fiscal ne sont pas concernées par GERES: elles restent la propriété du bureau des impôts. Elles doivent continuer à être gérées dans les applications ad hoc.

Le nouveau numéro d'assuré-e (nom officiel: numéro d'assuré-e AVS) est attribué par la Centrale de compensation (CdC).

1. L'OFS s'occupe de la collecte des données nécessaires à l'attribution initiale des numéros AVS13. (Outre les données du registre du contrôle des habitants, des données provenant d'autres sources sont utilisées pour l'harmonisation en vue de l'attribution des nouveaux numéros AVS13.)

2. Dans le canton de Berne, l'harmonisation des numéros AVS13 se fera via les données de la GCP pour que le registre du contrôle des habitants ne doive pas subir seul cette première harmonisation avec l'OFS.

3. Mathias Wyssen est l'interlocuteur du canton de Berne (OIO) et le coordinateur pour cette harmonisation. Il est en contact direct avec l'OFS.

Résumé pour les utilisateurs de la GCP

Selon le calendrier, l'attribution initiale des numéros AVS13 sera close en mai/juin 2009 pour la GCP. Cela veut dire que les utilisateurs de la GCP disposeront des numéros AVS13 à partir de mai/juin 2009.

Clearing/harmonisation continue

Comme les nouveaux numéros AVS13 ne sont pas tous attribués sans équivoque lors de l'attribution initiale, il y aura une fonction de clearing parallèlement à une fonction de validation dans la GCP; la fonction de clearing sera aussi disponible à partir de mai/juin 2009.

Communes/logiciels des contrôles des habitants

Les logiciels des contrôles des habitants des communes devront être raccordés à GERES pour que l'harmonisation cantonale puisse être utilisée et que les numéros AVS13 puissent être administrés dans les logiciels (fonctions de validation de base éventuellement comprises).

Suite de la procédure, processus principaux OFS/OIO en rapport avec les numéros AVS13

Dates et processus principaux

1er mai 2008: définition de l'étendue des données et du format pour la première attribution

Octobre 2008: tests livraison et exportations des données (janvier 2009)

15 janvier 2009: date de référence de l'exportation des données

31 janvier 2009: délai de livraison des données

Janvier 2009: intégration des fonctionnalités d'importation et de l'actualisation continue des numéros AVS13 dans le logiciel du contrôle des habitants

Mai / juin 2009: début clearing et première restitution des données

Mai 2009: début de la mise à jour continue

Décembre 2009: 98% de numéros AVS13 attribués

Selon la loi sur l'harmonisation des registres officiels, la commune est la propriétaire des données. Cela signifie que la commune d'établissement est propriétaire des données relatives aux personnes et qu'elle est responsable de leur gestion.

Voici comment gérer l'adresse des personnes résidentes à la semaine assujetties à l'impôt dans la commune où elles résident:

L'adresse d'établissement est enregistrée en tant qu'adresse principale dans la GCP et l'adresse de séjour en tant qu'adresse supplémentaire.

Personnes physiques sous tutelle: nom, prénom usuel, adresse, date de naissance et n° AVS, confession et état civil si connus.

Personnes morales ou autres: il faut enregistrer la tutelle telle qu'elle figure dans la GCP. Veillez à ne pas enregistrer de personne compétente dans l'adresse.